Jak przechowywać dokumenty bezpiecznie i wygodnie? Postaw na szafy kartotekowe

W każdej firmie czy instytucji dokumenty są jednym z podstawowych zasobów. W dziale kadr przechowywane są akta osobowe, w biurach rachunkowych – faktury i umowy, w przychodniach – karty pacjentów, a w kancelariach prawnych – obszerne akta spraw. W każdym z tych przypadków priorytety są inne: dla kadr liczy się segregacja i szybki dostęp, w medycynie – mobilność i higiena, a w kancelariach – maksymalna poufność. Odpowiednio dobrana szafa kartotekowa pozwala zapanować nad tymi potrzebami, ułatwiając organizację i zabezpieczenie dokumentów w codziennej pracy.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Jednym z kluczowych aspektów przechowywania dokumentacji jest zgodność z regulacjami prawnymi, w tym z RODO. Szafy kartotekowe z metalu wyposażone w centralne zamki uniemożliwiają dostęp osobom nieuprawnionym, a dodatkowo chronią zawartość przed kurzem i wilgocią. Modele takie jak KOP/5-1 czy KOP/4 zostały zaprojektowane właśnie z myślą o placówkach, w których ochrona danych ma fundamentalne znaczenie. Dodatkową zaletą jest ich odporność na uszkodzenia mechaniczne – w praktyce oznacza to, że mebel zachowa pełną funkcjonalność nawet przy intensywnej eksploatacji w dużym biurze czy archiwum.

Organizacja pracy – szybki dostęp do akt

W codziennym użytkowaniu liczy się nie tylko bezpieczeństwo, ale także ergonomia. W placówkach medycznych, gdzie obsługiwanych jest wielu pacjentów dziennie, szczególnie sprawdzają się modele na kółkach, umożliwiające przemieszczanie mebla między gabinetami. Z kolei w biurach rachunkowych wygodne są cztero- i pięcioszufladowe konstrukcje, w których można oddzielnie przechowywać segregatory, teczki zawieszkowe i akta klientów. Prowadnice teleskopowe zapewniają płynne i ciche wysuwanie szuflad, co w praktyce przekłada się na szybsze odnajdywanie potrzebnych dokumentów. Blokada wysuwu tylko jednej szuflady eliminuje ryzyko przewrócenia szafy, co jest szczególnie istotne w przypadku ciężkich akt.

Jak dobrać odpowiedni model?

Dobór szafy kartotekowej powinien wynikać z rodzaju dokumentów i specyfiki pracy:

• Format dokumentów – w szkołach i urzędach najczęściej wykorzystuje się szafy na teczki A4 i A3, natomiast w gabinetach medycznych popularne są modele B5 do przechowywania kart pacjentów.
• Pojemność – dla małych biur wystarczające są szafy trzy- lub czteroszufladowe, natomiast w archiwach i dużych działach kadr lepiej sprawdzają się większe konstrukcje o dużej nośności.
• Mobilność – w miejscach, gdzie dokumenty muszą być dostępne w różnych pomieszczeniach, praktyczne są wersje na kółkach z hamulcem.
• Estetyka – coraz częściej oprócz funkcjonalności zwraca się uwagę na wygląd mebli. Nowoczesne szafy kartotekowe z metalu dostępne są w kolorach zgodnych z paletą RAL, co pozwala dopasować je do aranżacji biura lub zastosować system oznaczeń kolorystycznych ułatwiający organizację.

Praktyczny przykład zastosowania szaf kartotekowych

W średniej wielkości kancelarii prawnej zatrudniającej kilkunastu adwokatów dokumentacja prowadzonych spraw zajmuje setki teczek. Zastosowanie modelu A4/4s umożliwia segregację akt według sygnatur, a jednocześnie zabezpiecza je przed dostępem osób trzecich. Dzięki dużej nośności prowadnic, nawet ciężkie segregatory można przechowywać w jednej szufladzie bez ryzyka uszkodzenia. W gabinecie lekarskim natomiast praktycznym wyborem będzie kompaktowa metalowa szafa kartotekowa B5 na kółkach, która pozwala na szybkie przemieszczanie dokumentacji pacjentów między gabinetem a recepcją.